PDF-счёт -> таблица
Загрузка PDF, извлечение номера, даты, поставщика, ИНН/КПП, суммы, НДС и срока оплаты.
Почему: самый понятный вход, человек сразу видит ручную работу, которую можно убрать.
InvoiceMan
Счета, акты и оплаты без ручной перекладки данных
InvoiceMan извлекает данные из PDF, XLSX и CSV, проверяет реквизиты, заносит результат в таблицу, CRM или 1С и сообщает команде, где нужна проверка.
Разобрать ваш процесс
Лучше начать с 3-5 реальных документов без чувствительных данных.
§ 01Где болит
Документы приходят из разных мест, а ответственность за порядок остаётся на человеке.
Счета приходят в почту, мессенджеры и личные кабинеты. Менеджер руками переносит ИНН, сумму, дату и номер договора. Оплата прошла, но статус в таблице не обновили.
Данные попадают в учёт без копипаста
Система забирает номер счёта, ИНН, сумму, дату, контрагента и назначение платежа.
Реквизиты проходят проверку до оплаты
InvoiceMan сверяет ИНН, сумму, договор, статус контрагента и обязательные поля.
Оплаты связываются с документами
Сервис сопоставляет входящие платежи со счетами и актами по сумме, назначению, клиенту и дате.
Документы не теряются между сервисами
Почта, папка с файлами, таблица, CRM, 1С и Telegram работают как один процесс со статусами.
§ 02ТЗ обработки
На первом этапе фиксируем источники документов, поля, правила проверки и место, куда писать результат.
1. Разбор процесса
Вы показываете, откуда приходят документы, где команда ведёт учёт и как сейчас сверяет оплаты.
2. Схема обработки
Фиксируем поля, правила проверки, статусы и точки, где человек должен подтверждать решение.
3. Подключение источников
InvoiceMan забирает документы из почты, папки, формы, таблицы, CRM или личного кабинета, если там нет API.
4. Запись и сверка
Сервис извлекает данные, проверяет реквизиты, обновляет таблицу, CRM или 1С и связывает оплату с документом.
5. Запуск и сопровождение
Вы получаете рабочий сценарий, инструкцию и список мест, где команда может менять правила без разработчика.
§ 03Что входит
InvoiceMan должен закрывать полный путь: документ пришёл, данные извлеклись, человек проверил, запись ушла дальше.
Карта документооборота
Источники документов, роли, статусы, проверки, исключения и места ручного контроля.
Извлечение PDF/XLSX/CSV
Номер, дата, контрагент, ИНН/КПП, сумма, НДС, договор, назначение платежа и другие поля.
Проверка и сверка
Правила по реквизитам, обязательным полям, суммам, оплатам и документам без статуса.
Интеграция
Google Sheets, Airtable, CRM, 1С, банковская выгрузка, почта, Telegram или рабочий чат.
Журнал ошибок
Спорные документы, ручные правки, причины ошибок, успешные и ошибочные передачи.
§ 04Демо-кейсы
Что можно показать сразу на тестовых документах.
Демо нужно подписывать как прототип, без обещаний “работает с любыми документами” и “без ошибок”.
Акт + счёт
Сверка контрагента, суммы, периода, договора и номера документа.
Почему: продаёт контроль, а не только скорость.
CSV банка + счета
Сверка банковской выгрузки со списком счетов: оплачен, частично оплачен, не найден платёж, переплата.
Почему: боль связана с деньгами и понятна руководителю.
§ 05Кейсы сделать
Какие пилоты нужны на реальных документах.
Входящие счета и акты подрядчиков
Документы приходят из разных писем и форматов, но попадают в единый реестр.
Почему: на тестовых PDF не видно хаоса реальной почты, дублей и неполных вложений.
Сверка оплат
InvoiceMan связывает счета с банковской выгрузкой и показывает неоплаченные позиции.
Почему: ближе к деньгам и сильнее для продажи руководителю.
Документы для 1С/CRM
Данные не остаются в демо-таблице, а уходят в привычный рабочий контур.
Почему: закрывает возражение “а дальше всё равно руками”.
Артефакты. Синтетический PDF, скрин таблицы до/после, список извлекаемых полей, запись экрана, банковская выгрузка, маппинг полей и журнал решений.
Метрики. Обработанные документы по типам, доля извлечённых обязательных полей, ручные правки, расхождения, время до записи в систему и документы со статусом “требует проверки”.
§ 06FAQ
Вопросы перед стартом.
Можно начать без 1С?
Да. Можно начать с Google Sheets, Airtable или CRM, а 1С подключить следующим этапом.
Что делать, если PDF у поставщиков разный?
Собираем набор примеров и настраиваем правила извлечения под реальные документы. Спорные случаи уходят на ручную проверку.
Сервис сам оплачивает счета?
Нет. Базовый сценарий готовит данные, проверяет реквизиты и показывает статус. Оплату подтверждает человек или текущий банковский процесс.
Какие форматы поддерживать на первой версии?
PDF, XLSX и CSV. Если у вас есть сканы или фото, их стоит вынести в отдельный этап с проверкой качества распознавания.
Покажите 3-5 реальных документов.
Напишите в Telegram, приложите примеры счетов или актов без чувствительных данных и опишите, куда сейчас переносите информацию. Я скажу, что можно автоматизировать первым этапом.